Pacioli, der 1340 das erste Standardwerk über Buchhaltung veröffentlicht hat, meinte: „Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner Ordnung alle seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in aller Kürze von jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als auch von den Guthaben, denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht. Dieser Teil ist ihnen sehr nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne die gebührende Ordnung der Buchungen, und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist immer in großer Sorge.“
Buchhaltung (Definition Wikipedia)
Vereinfacht könnte man sagen, dass man die Art der finanziellen Zu- und Abflüsse geordnet nach ihrer Art in einem Unternehmen aufzeichnet. Erfasst man die Zuflüsse nur nach ihrer Art zum Zeitpunkt der effektiven Zahlung spricht man von einer Einnahmen-Ausgabenrechnung.
Erfasst man hingegen die Zu- und Abflüsse gleichzeitig mit den Vermögenstöpfen, wohin die Zuflüsse gelangen und woher die Abflüsse genommen werden, spricht man von einer doppelten Buchhaltung. Durch dieses System der doppelten Aufzeichnung eines Geschäftsfalles muss sich der Zu- und Abfluss immer mit den Vermögenswerten ausgleichen und aus dieser „Balance“, wie bei einer Waage, entstand der Begriff Bilanz. Mehr dazu in einer Einführung in die Buchhaltung.
Die Vorschriften zur Gliederung solcher „Kategorien“, auch Konten genannt, sind im Unternehmensgesetzbuch (UGB)rechtlich verankert und finden im sog. Österreichischen Einheitskontenrahmen ihren Niederschlag.
Praktisch ist heute eine ordnungsgemäße Buchführung ohne intelligente Softwaresysteme nicht mehr möglich.